Van de Ven Fashion gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten u heeft.
Deze privacyverklaring geldt voor het gebruik van onze website en webshop, aankopen in onze winkels, klantaccounts, klantenkaart, nieuwsbrieven, SMS-berichten, klantenservice, retouren, reviews en overige diensten van Van de Ven Fashion.
1. Wie zijn wij?
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:
Van de Ven Fashion B.V.
Aletta Jacobsstraat 6
4623 ZB Bergen op Zoom
Nederland
KvK-nummer: 20127324
Btw-identificatienummer: NL8169.65.031.B01
Website: www.vandevenfashion.nl
E-mail:
[email protected]
Telefoon: +31 164 255 575
WhatsApp: +31 85 004 1757
U kunt ook contact met ons opnemen via het contactformulier op onze website of in één van onze winkels.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, gegevens die ontstaan door uw gebruik van onze webshop, klantenkaart of diensten, en gegevens die nodig zijn om uw bestelling, reservering, retour of klantvraag goed te behandelen.
Het kan gaan om de volgende gegevens:
naam en adresgegevens;
e-mailadres;
telefoonnummer en eventueel mobiel nummer;
geboortedatum, wanneer u deze aan ons verstrekt;
klantnummer, klantenkaartnummer of accountgegevens;
inloggegevens van uw klantaccount;
bestelgegevens en aankoopgeschiedenis;
reserveringen, afhaalbestellingen en retouren;
betaalgegevens en betaalstatus;
spaarpunten, loyalty-status, favoriete winkel en klantvoordelen;
gegevens over klantcontact, klachten, vragen en serviceverzoeken;
reviews en beoordelingen die u plaatst of aan ons doorgeeft;
voorkeuren, bijvoorbeeld voor communicatie, winkel of producten;
gegevens die u invult via formulieren, actieformulieren of contactformulieren;
technische gegevens zoals IP-adres, browsergegevens, apparaat- en cookiegegevens;
gegevens over het openen en aanklikken van nieuwsbrieven of andere marketingberichten.
Wij vragen u alleen gegevens te verstrekken die nodig zijn voor het doel waarvoor u ze aan ons geeft.
3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen.
Bestellingen, reserveringen en levering
Wij verwerken uw gegevens om uw bestelling of reservering te verwerken, te bevestigen, klaar te leggen, te bezorgen, te retourneren of af te handelen. Ook kunnen wij u bellen of mailen wanneer uw bestelling klaarhangt, wanneer er een vraag is over uw bestelling of wanneer er iets verandert in de levering.
Klantaccount en klantenkaart
Wanneer u een klantaccount of klantenkaart gebruikt, verwerken wij gegevens om uw account te beheren, aankopen te koppelen, spaarpunten of voordelen bij te houden en u service te kunnen bieden in de webshop of winkel.
Betaling
Wij verwerken betaalgegevens om betalingen te ontvangen, betaalstatussen te controleren, terugbetalingen uit te voeren en onze administratie bij te houden.
Klantenservice
Wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon, WhatsApp, het contactformulier of in de winkel, gebruiken wij uw gegevens om uw vraag, klacht, retour, reservering of verzoek te behandelen.
Marketing, nieuwsbrieven en persoonlijke aanbiedingen
Wij kunnen uw gegevens gebruiken om u nieuwsbrieven, aanbiedingen, winkelacties, persoonlijke kortingen of informatie over onze collectie te sturen. Dit doen wij wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer dit wettelijk is toegestaan, bijvoorbeeld bij bestaande klanten en soortgelijke producten of diensten.
U kunt zich altijd afmelden voor marketingberichten.
SMS-berichten
Wij kunnen SMS-berichten sturen met acties, winkelinformatie, collectie-informatie, klantenkaartvoordelen of service-informatie. Wij doen dit alleen wanneer u zich hiervoor heeft aangemeld of wanneer dit wettelijk is toegestaan. SMS-marketing is geen voorwaarde om iets bij ons te kopen.
U kunt zich altijd afmelden via de afmeldmogelijkheid in het bericht of door contact op te nemen met onze klantenservice.
Reviews en beoordelingen
Wij kunnen u vragen om een beoordeling achter te laten over onze webshop, service of producten. Wanneer u een review plaatst, kunnen wij de door u opgegeven gegevens verwerken om de review te tonen, te controleren of op te volgen.
Analyse en verbetering van onze webshop
Wij gebruiken gegevens over het gebruik van onze website en webshop om onze dienstverlening, vindbaarheid, gebruiksvriendelijkheid, productinformatie en marketing te verbeteren.
Administratie en wettelijke verplichtingen
Wij verwerken gegevens voor onze administratie, belastingverplichtingen, fraudepreventie, beveiliging en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
4. Op welke grondslagen verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van:
uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer u een bestelling plaatst, een account gebruikt, iets reserveert of een retour aanmeldt;
wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor onze fiscale administratie;
toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde marketing, SMS-berichten of advertentiecookies;
gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor klantenservice, beveiliging, fraudepreventie, verbetering van onze diensten en marketing aan bestaande klanten wanneer dit wettelijk is toegestaan.
Wanneer wij gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u die toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al hebben plaatsgevonden voordat u uw toestemming introk.
5. Webshop, winkels en klantenkaart
U kunt bij Van de Ven Fashion online winkelen, producten reserveren en aankopen doen in onze winkels. Hiervoor verwerken wij gegevens die nodig zijn om uw aankoop, reservering, betaling, retour of klantvoordeel goed af te handelen.
Bij gebruik van een klantaccount of klantenkaart kunnen wij uw aankopen, spaarpunten, klantvoordelen, favoriete winkel en contactgegevens koppelen aan uw klantprofiel. Zo kunnen wij u beter helpen in de winkel, bij de klantenservice en in de webshop.
Wij gebruiken klantgegevens niet om automatische besluiten te nemen die voor u juridische gevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.
6. Nieuwsbrief, e-mailmarketing en SMS
Wij versturen nieuwsbrieven en marketingberichten via e-mail en, wanneer ingericht, via SMS.
Wij kunnen u berichten sturen over:
acties en aanbiedingen;
nieuwe collecties;
winkelacties;
klantenkaartvoordelen en spaarpunten;
persoonlijke kortingen;
service-informatie;
informatie over bestellingen, reserveringen of retouren.
Serviceberichten over uw bestelling, betaling, reservering, retour of klantvraag zijn geen marketingberichten. Deze kunnen wij sturen wanneer dat nodig is om onze dienstverlening uit te voeren.
Voor SMS-marketing geldt dat wij hiermee zorgvuldig omgaan. Wij gebruiken SMS alleen wanneer u zich daarvoor heeft aangemeld of wanneer dit wettelijk is toegestaan. U kunt zich altijd afmelden. De verwachte frequentie is beperkt; bij de start gaan wij uit van ongeveer 6 SMS-berichten per jaar.
Afmelden kan via de afmeldlink of instructie in het bericht, door “STOP” te gebruiken wanneer dit door het SMS-systeem wordt ondersteund, of door contact met ons op te nemen via
[email protected]
, telefoon, WhatsApp, contactformulier of in één van onze winkels.
7. Cookies en vergelijkbare technieken
Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparaat worden geplaatst of uitgelezen wanneer u onze website bezoekt.
Wij onderscheiden onder andere:
functionele cookies: nodig om de website en webshop goed te laten werken, bijvoorbeeld voor het winkelmandje, inloggen en voorkeuren;
analytische cookies: om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en deze te verbeteren;
advertentiecookies en marketingcookies: om advertenties, campagnes of aanbiedingen beter te kunnen meten of afstemmen.
Wij gebruiken onder andere Google Analytics voor basisanalyse van onze website. Ook kunnen wij gebruikmaken van Mailchimp-tracking voor nieuwsbrieven en van productfeed-/campagne-informatie via Google Merchant Center, Google Shopping en Channable.
Via de cookie-instellingen op onze website kunt u uw voorkeuren instellen of wijzigen. Functionele cookies zijn nodig voor het goed functioneren van de website. Voor andere cookies vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk nodig is.
8. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen. Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet aan derden.
Wij kunnen gegevens delen met of laten verwerken door onder andere:
onze webshop- en IT-partners, zoals Divide en Eazier by ACA;
betaalpartners, zoals MultiSafepay en Billink via MultiSafepay;
bezorg- en logistieke partners, zoals Monta, PostNL en DHL;
retourpartners, zoals Returnista;
e-mail- en SMS-diensten, zoals Mailchimp;
reviewpartijen, zoals Kiyoh/eKomi;
analyse- en marketingdiensten, zoals Google Analytics, Google Merchant Center en Channable;
klantenservice- en communicatiediensten, zoals Microsoft 365/Outlook en WhatsApp Business;
kassa-, CRM- en administratiesystemen, zoals LIV’, TritonX en Business Central;
adviseurs, accountants, juridische dienstverleners of overheidsinstanties wanneer dit nodig of verplicht is.
Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van gegevens. Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij waar nodig voor passende waarborgen.
9. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij de gegevens hebben verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.
Wij hanteren in hoofdlijnen de volgende uitgangspunten:
klantaccount- en klantenkaartgegevens bewaren wij zolang het account of de klantrelatie actief is;
wanneer een klant 5 jaar geen aankoop heeft gedaan, anonimiseren wij klantgegevens voor zover dit mogelijk is en voor zover wij deze gegevens niet langer hoeven te bewaren;
facturen, betaalgegevens en administratieve gegevens bewaren wij volgens de wettelijke fiscale bewaarplicht, meestal 7 jaar;
marketingtoestemmingen bewaren wij zolang u ingeschreven bent en daarna nog gedurende een redelijke periode om te kunnen aantonen wanneer en waarvoor toestemming is gegeven of wanneer u zich heeft afgemeld;
klantenserviceberichten bewaren wij zolang dat nodig is voor behandeling, service, controle en verbetering van onze dienstverlening;
cookiegegevens worden bewaard volgens de instellingen en termijnen van de betreffende cookies en systemen;
gegevens die nodig zijn voor juridische procedures, klachten of geschillen bewaren wij zolang dat nodig is voor de behandeling daarvan.
Wanneer volledige verwijdering niet mogelijk is, bijvoorbeeld vanwege wettelijke administratieplicht, beperken wij het gebruik van de gegevens zoveel mogelijk.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.
Wij beperken toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers en partijen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden. Ook gebruiken wij beveiligde systemen en passende toegangsmaatregelen.
11. Uw privacyrechten
U heeft verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt ons vragen om:
inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
verwijdering van uw gegevens;
beperking van de verwerking;
overdracht van uw gegevens;
bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
intrekking van eerder gegeven toestemming.
U kunt een verzoek indienen via
[email protected]
, telefonisch, via WhatsApp, via het contactformulier of in één van onze winkels.
Verzoeken tot inzage, correctie, verwijdering of anonimisering worden door ons hoofdkantoor behandeld. In de winkel kunnen wij uw verzoek aannemen of doorgeven, maar de daadwerkelijke verwerking vindt plaats via kantoor. Wij behandelen uw verzoek zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn. Afhankelijk van de drukte en de aard van het verzoek kan enige verwerkingstijd nodig zijn.
Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee wij uw identiteit kunnen controleren.
12. Afmelden voor marketing
U kunt zich altijd afmelden voor marketingberichten.
Afmelden kan via:
de afmeldlink in een e-mail;
de afmeldinstructie in een SMS-bericht;
“STOP”, wanneer dit door het SMS-systeem wordt ondersteund;
e-mail:
[email protected]
;
telefoon: +31 164 255 575;
WhatsApp: +31 85 004 1757;
het contactformulier op onze website;
één van onze winkels.
Na afmelding kunt u nog wel serviceberichten ontvangen die nodig zijn voor bijvoorbeeld uw bestelling, reservering, retour, betaling of klantvraag.
13. Kinderen
Onze webshop en diensten zijn bedoeld voor consumenten in het algemeen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Wanneer u denkt dat wij toch persoonsgegevens van een kind zonder toestemming verwerken, kunt u contact met ons opnemen via
[email protected]
.
14. Klacht indienen
Heeft u een klacht over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via
[email protected]
. Wij proberen uw klacht zorgvuldig op te lossen.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
15. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie staat altijd op onze website.